Cómo ejecutar eventos virtuales usando Zoom

Si bien las regulaciones estatales COVID-19 que previenen las multitudes y las reuniones masivas siguen vigentes en las ciudades de los Estados Unidos, eso no significa que su evento deba sufrir. Ya conoce el viejo adagio: incluso durante una pandemia global, ¡el espectáculo debe continuar! Y por “espectáculo”, por supuesto, me refiero a eventos y conferencias.

La transición de eventos a solo virtuales es una alternativa popular a la cancelación de eventos, e incluso en el alojamiento de universos anterior a COVID-19 eventos virtuales tenía muchas ventajas. Además de ser la opción que prioriza la salud y la seguridad de sus oradores y asistentes, los eventos virtuales también son una alternativa más rentable e inclusiva que las reuniones en persona.

Debido a su naturaleza de asistir desde cualquier lugar, organizar eventos prácticamente reduce las tarifas de entrada, lo que abre la puerta a personas que de otra manera no habrían podido asistir con un presupuesto limitado. Esta rentabilidad no solo termina con la admisión, los eventos virtuales también eliminan el espacio para eventos, el personal, el catering y otros gastos en el sitio para los anfitriones, lo que permite que más organizaciones compartan todos los maravillosos conocimientos que tienen.

Además, cuando elige organizar un evento virtual, ya sea que esté compuesto por oradores transmitidos en vivo o seminarios web pregrabados, está creando activos digitales que puede volver a empaquetar y reutilizar en el futuro.

El futuro de los eventos es virtual. Cuando usas el derecho video conferencia software para su evento virtual, elige ser consciente de la seguridad de todas las partes involucradas, mientras crea contenido digital reutilizable que beneficiará a su organización en los años venideros, al tiempo que proporciona redes y un espacio de conexión para las personas de su industria.

Te explicaremos cómo organizar tu próximo evento el Zoom y ábrete a un sinfín de posibilidades virtuales.

Consideraciones para eventos virtuales en vivo

Antes de comenzar a promocionar su evento virtual, hay algunas cosas a considerar. El propósito de cualquier evento virtual es imitar el entorno de los eventos en persona tanto como sea posible. Para ello, tenga en cuenta los siguientes factores:

1. ¿Para quién es tu evento virtual?

Antes de que su evento pasara a una plataforma digital, su lista de invitados y la promoción de eventos específicos probablemente se veían un poco diferentes de lo que es ahora. Sin la limitación del espacio físico para eventos, aproveche su evento virtual como una oportunidad para expandir el alcance de su organización. Si su evento fue originalmente pensado como una oportunidad de networking en persona para miembros de su organización o suscriptores de su lista de correo, tómese un tiempo para pensar en otros datos demográficos que se beneficiarían de asistir a su evento virtual y a quién le gustaría. oportunidades de networking virtual.

Con el Gran encuentro Además, su evento de Zoom puede acomodar hasta 1000 asistentes en vivo a la vez. Cuando abre su evento virtual a asistentes nuevos, previamente sin explotar, expone a su organización a un cuerpo más diverso de experiencias y crea un evento extremadamente inclusivo.

2. ¿Cuánto debería cobrar por las entradas para eventos virtuales?

Al elegir asistir a un evento en persona, los asistentes a menudo justifican un alto costo de admisión mediante la inclusión de comida y bebida, así como la invaluable experiencia de networking en persona y sesiones de preguntas y respuestas. – Respuestas en vivo con destacados oradores. Con la comida, las bebidas y las interacciones en persona fuera de la mesa, ¿cuánto debería cobrar a los asistentes en su evento virtual?

Al considerar el precio, es esencial considerar primero cómo está recreando la experiencia del evento en persona. Mediante el uso de Zoom Salas de subcomités Puede recrear la atmósfera de oportunidades informales para establecer contactos y asignar tiempo adicional al final de los discursos principales para las sesiones de preguntas y respuestas en vivo es la mejor práctica para los eventos virtuales. El hecho de que sea el anfitrión de su evento virtualmente no significa que tenga que sufrir por su personalidad o que el precio sea mucho más bajo que si fuera un evento en persona.

Recuerde que a través de su evento virtual, siempre está brindando a los asistentes una experiencia y una oportunidad que de otra manera no habrían conocido. Cuando se hace correctamente, el tiempo y la energía que dedique a organizar su evento virtual serán comparables a cómo prepararía y organizaría un evento en persona; sus tarifas de admisión deben tener esto en cuenta.

3. ¿Cómo utilizar la tecnología para optimizar la experiencia del evento virtual?

No hace falta decir que su evento virtual solo será tan exitoso como la tecnología que utilice para ejecutarlo. La realidad es simple: si usas herramientas tecnológicas confiables y apropiadas (¡y practicas usándolas!), Tu evento virtual se desarrollará sin problemas.

Cuando elige utilizar una plataforma de videoconferencia experimentada como Zoom para organizar su evento virtual, usted y sus asistentes se preparan para el éxito virtual. Zoom ofrece una amplia gama de herramientas y funciones, así como soporte al cliente, para ayudarlo a aprovechar al máximo su evento virtual. Además de las excelentes funciones de la sala de reuniones y el taller mencionadas anteriormente, aquí hay algunos otros beneficios de usar Zoom para organizar su próximo evento virtual.

Beneficios de usar Zoom para eventos virtuales:

  • Como plataforma fácil de usar, Zoom se adapta al nivel técnico de cualquier asistente potencial a la reunión.
  • Usar Zoom sobre el gato para mantenerse conectado con su equipo durante la fase de planificación del evento
  • Para momentos de eventos pregrabados, use Centrarse en los webinars puede acomodar hasta 50,000 participantes a la vez
  • Aprovecha el zoom Automatización de marketing, una integración con HubSpot, para asegurarse de que la promoción de su evento sea vista por los ojos correctos
  • Usar Zoom encuestas para interacciones no verbales con los participantes en vivo
  • Empareje Zoom con una cámara inteligente como la Reunión Owl Pro para los discursos de apertura para que sus asistentes estén lo más cerca posible cara a cara con sus oradores destacados

¿Cómo organizar un evento virtual en vivo con Zoom?

Ahora que ha decidido organizar su próximo evento virtual en Zoom, es hora de desglosar la logística.

Paso 1: ¿Reunión o seminario web?

El primer paso para utilizar Zoom para su evento virtual es decidir: ¿su evento es más adecuado como reunión o como seminario web?

Reuniones de Zoom se utilizan mejor para eventos altamente interactivos, cuando planea involucrar mucha participación de los participantes y comunicación sincrónica. Con la función de reunión grande mencionada anteriormente, cuando su evento virtual es una reunión de Zoom, puede tener hasta 1000 asistentes en vivo a la vez.

Centrarse en los webinars imitar más de cerca la atmósfera de una sala de conferencias, donde los roles de los participantes son como miembros de la audiencia con pocas oportunidades de interactuar entre sí. Los seminarios web de Zoom son los más adecuados para eventos públicos y pueden acomodar hasta 10,000 asistentes en vivo a la vez.

Paso 2: Sea el host virtual con más

Las mejores prácticas para organizar eventos virtuales no son muy diferentes de las de los eventos presenciales. La única diferencia real es que cuando organizas un evento virtual, puedes hacerlo desde cualquier lugar.

Aquí hay algunos consejos rápidos para tener éxito anfitrión del evento virtual:

  • Antes de su evento, conecte su conexión a Internet para evitar problemas o retrasos debido a WiFi inestable.
  • Realice una prueba técnica en los días previos a su evento para tener suficiente tiempo para solucionar cualquier ralentización visual o de audio que pueda experimentar.
  • Minimice el ruido exterior o las distracciones. Para mantener su condición de anfitrión atractivo, querrá estar lo más presente posible para sus asistentes y su evento. Esto puede implicar ponerse auriculares para reducir el ruido de fondo y producir el sonido de mayor calidad que sus participantes merecen.
  • ¡Vestirse para impresionar! Es solo porque estás organizando tu evento desde casa este año que tus asistentes deberían perderse de ver el nuevo blazer que compraste para la ocasión. El punto es mantener la atmósfera de un evento en persona, para mantener la energía, es aconsejable mantener las apariencias también.
  • Lidere con las expectativas adecuadas. En la descripción del evento y cualquier contenido promocional, establezca expectativas claras para el horario y formato del evento para que no haya sorpresas desagradables para los asistentes.
  • ¡Empiece a tiempo! Es una obviedad para los buenos anfitriones, pero es un poco diferente para los eventos virtuales. Para los eventos virtuales, la puntualidad significa 5 minutos de anticipación para permitir que los participantes se unan antes del inicio del evento.
  • Mantenga a su audiencia comprometida. Para que su evento en vivo sea lo más interactivo y atractivo posible, combine su actitud positiva con las herramientas e integraciones de Zoom mencionadas anteriormente.

Paso 3: mantenga el zoom en modo de espera

Zoom ofrece asesoramiento de expertos para soporte de reserva para que su evento continúe sin problemas. Desde sus primeros ensayos técnicos hasta el evento principal en vivo, Zoom está disponible para ayudar a su equipo a ejecutar eventos virtuales con confianza.

Ya sea que sea la primera vez que convierte un evento en persona en un evento virtual o organiza eventos virtuales desde los albores de la tecnología moderna de videoconferencia, cuando elige usar Zoom para todas sus necesidades de eventos virtuales, usted y sus asistentes se preparan para una experiencia virtual llena de acontecimientos.

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