Recupere espacio en Microsoft Excel cambiando la alineación del texto

 

Solo una o dos columnas se extienden por el borde derecho de la pantalla. Las etiquetas de columna son una forma sencilla de recuperar texto.

Mis usuarios de Microsoft Excel hacen muchas de las mismas solicitudes, y una cosa que escucho a menudo es que quiero ver mi hoja de cálculo completa en una pantalla. Desplácese hacia la derecha para ver una columna o dos simplemente agregando a ciertas personas. Siento que soy una de estas personas y extiendo esa irritación a los sitios web que me obligan a desplazarme hasta un padre para ver información adicional o hacer clic en un botón para continuar. Entonces, agradezco esta solicitud en particular.

Ahora no puede ayudar a un usuario con varias columnas. Puede crear rangos y mostrarles cómo usar F5 para acceder rápidamente a un área específica sin desplazarse; sus usuarios lo amarán. Desafortunadamente, nunca obtendrá tantos datos en pantalla en un formato legible.

Para aquellos con hojas de cálculo más pequeñas, hay varias formas de recuperar espacio, pero todas requieren ajustes especializados y eso requiere tiempo y experiencia que sus usuarios no tendrían. Además, si los usuarios se enfrentan a convenciones de limitación, es posible que deba cambiar la hoja usted mismo. Por otro lado, si está buscando una solución rápida que los usuarios puedan aplicar por sí mismos, muéstreles cómo inclinar sus etiquetas de encabezado.

Primero, pregunte al usuario si las etiquetas de encabezado son mucho más largas que los datos reales. A menudo, desperdiciamos espacio en la pantalla mostrando estos encabezados largos. Existen al menos dos métodos tradicionales, pero que requieren mucho tiempo, para recuperar parte de ese espacio desperdiciado:

  • Puede reducir el tamaño de las etiquetas de los encabezados, pero debe visitar cada una y, a menudo, no puede cambiar los encabezados lo suficiente como para justificar esa ruta.
  • Puede doblar las etiquetas de los encabezados, pero eso solo funciona si los encabezados están compuestos por varias palabras e incluso entonces, esta solución no va muy lejos.

Ambos métodos son impredecibles, no puede garantizar los resultados. Los usuarios pueden pasar mucho tiempo experimentando y aún no lograr su propósito.

Una solución más sencilla que normalmente satisface sin mucho esfuerzo que inclinar el texto del encabezado. Este método funciona cuando las etiquetas del encabezado son mucho más largas que el texto real. Reduzca el ancho de las columnas para acomodar los datos y el ángulo de las etiquetas de encabezado, en consecuencia.

Haciendo zoom al 100%, la siguiente hoja de cálculo se extiende fuera de la pantalla. También tenga en cuenta que los títulos son palabras sueltas, por lo que no deben doblarse. Se necesitarían columnas aún más anchas para mantener las etiquetas seguras. Su primer pensamiento podría ser utilizar el ancho de la columna de ajuste automático, pero el ancho de las columnas dará como resultado inconsistencias, lo que en sí mismo llama la atención visual. (Por supuesto, en este ejemplo simple, la solución obvia es acortar los meses, pero por el bien del ejemplo, juegue; este no siempre será el caso).

Recupere espacio en Microsoft Excel cambiando la alineación del texto

El primer paso es reducir el tamaño de la columna. El ancho de columna 4 es suficiente y ciertamente muestra todos los detalles en la pantalla. (Asegúrese de que el ancho de la columna sea lo suficientemente grande para acomodar cualquier valor potencial). Como puede ver, las etiquetas de encabezado se ven aún peor que antes, pero se corrige así de rápido.

Recupere espacio en Microsoft Excel cambiando la alineación del texto

Una vez que haya reducido el ancho de la columna, estará listo para inclinar los encabezados:

  1. Seleccione los valores del encabezado (A1: M1).
  2. Haga clic derecho en la selección y seleccione Formato de celdas.
  3. Haga clic en la pestaña Alinear. Por defecto, la orientación del Grado es 0%.
    Recupere espacio en Microsoft Excel cambiando la alineación del texto
  4. Cambie la posición del grado a 65. Los mejores resultados suelen estar entre 45 y 85. 90 es el valor más alto. Las posiciones inferiores requieren un ancho de columna mayor.
  5. Haga clic en Aceptar.

El resultado sigue siendo un desastre, pero se arregla fácilmente. Arrastre la celda del encabezado hacia abajo hasta que la configuración de la altura de la fila sea lo suficientemente grande para mostrar el texto.

Recupere espacio en Microsoft Excel cambiando la alineación del texto

Hay otro beneficio: puede aumentar el zoom y ver todo en una pantalla. Al 100%, no verías la Navidad. Ahora, no solo ve todos los datos, también puede verlos todos al 150%. (¡Eso es importante para mis viejos ojos!)

Inclinar el texto del encabezado es una manera fácil de recuperar un poco de espacio en la pantalla y no daña nada que se vea bien. Además, esto es algo que puede capacitar a los usuarios para que lo hagan por sí mismos.

 

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