Con una agenda ocupada, puede olvidarse fácilmente de las citas o las próximas reuniones.
Afortunadamente, Zoom le permite programar reuniones con anticipación para evitar esto.
Puede programar una reunión configurando:
- Su fecha y hora
- ID de reunión
- Si requiere una contraseña para unirse o no
- ¡Y más!
Aquí hay una guía paso a paso para programar reuniones en Zoom fácilmente:
A. Para escritorio
Paso 1: para programar una reunión, diríjase a la aplicación Zoom y haga clic en el botón azul «Programar» (parece un icono de calendario).
Paso 2: Ingrese los detalles de la reunión en la ventana emergente Programar reunión que aparece.
Puede establecer su configuración de fecha y hora, privacidad y acceso. También puede seleccionar su calendario preferido (entre iCal, Google Calendar u otros) para programar el evento en su calendario.
Consejo rápido: establecer una contraseña para la reunión puede ayudar a evitar Zoombombing, que ocurre cuando alguien que no ha sido invitado a la reunión se une y la interrumpe.
Paso 3: Una vez que haya ajustado las preferencias, haga clic en el botón «Programar» en la parte inferior derecha de la pantalla.
B. Para móviles
Paso 1: abre la aplicación Zoom.
Paso 2: Vaya a la página de inicio de Meet & Chat y haga clic en el botón «Programar».
Paso 3: ingrese el nombre, la fecha y la hora de la reunión y haga clic en «Listo».
Paso 4: Zoom lo redireccionará o abrirá otro formulario para agregar el evento a su calendario preferido. Ingrese detalles como los nombres de los participantes y configure las notificaciones en su evento de calendario, luego toque «Listo».
¡Ya ha programado una reunión de Zoom!
PROGRAMAR Y ORGANIZAR UNA REUNIÓN
La primera pantalla que verá revela las reuniones programadas en su diario. Haga clic en «programar una nueva reunión» y aparecerá una nueva pantalla, en la que puede nombrar su reunión, agregar una descripción si lo desea y elegir la fecha u hora.
Si se trata de una reunión continua con colegas, hay una práctica casilla de verificación de » reunión recurrente » en la pestaña de zona horaria. Si lo selecciona, puede elegir la frecuencia con la que debe repetirse la reunión, ya sea diaria, semanal o mensual.
Una vez que haya ingresado estos detalles, desplácese hacia abajo y haga clic en «guardar».
LA REUNIÓN ESTÁ PREPARADA, PERO ¿CÓMO INVITAS A OTROS?
La respuesta corta es: debe hacerlo manualmente. Hay dos formas de hacer esto: a través de invitaciones de calendario o a través de su propia cuenta de correo electrónico.
Si desea invitar a otras personas a través de un calendario, se muestran enlaces a Google Calendar, Outlook Calendar y Yahoo Calendar una vez que se ha guardado la reunión.
Alternativamente, junto al enlace «URL para unirse» en esta pantalla, hay una opción para «copiar esta invitación».
Al hacer clic en este elemento de la página, aparece una pantalla con toda la información importante necesaria para la reunión, incluida la URL, cuya ID de reunión ya está incrustada. Copie esto en su portapapeles, abra su cliente de correo electrónico, pegue los detalles en un mensaje nuevo e invite a salir.
Entonces, en resumen, todos los participantes necesitan es la URL de la reunión , la fecha y la hora , y una contraseña, si corresponde.
Si desea probar las funciones antes de incorporar a otras personas, cree una reunión de prueba en esta etapa y seleccione «Iniciar esta reunión». Alternativamente, puede hacer exactamente lo mismo en la primera página de la aplicación de escritorio Zoom:
El primer mensaje, en cualquier caso, le pedirá que se una al audio de la computadora si está en la PC, y también le dará la opción de probar su altavoz y micrófono. En la parte superior derecha de la ventana de la reunión, puede elegir ir a pantalla completa.
Ahora vamos a repasar la configuración básica que necesita conocer en las reuniones con fines de gestión.
Se pueden encontrar dos opciones fundamentales en la parte inferior izquierda de la pestaña del menú negro: la opción de silenciar / reactivar el micrófono e iniciar / detener la cámara . Si está utilizando un micrófono, un altavoz o una cámara externos, abra las pestañas de flechas junto a estas opciones para elegir qué equipo desea usar (externo o incorporado).
Continuando, la pestaña » Administrar participantes » es particularmente importante. En esta pestaña, puede encontrar » invitar » , que es útil si ha olvidado traer a alguien a una sesión.
Al hacer clic en esta opción, aparecerá un cuadro con todas las personas conectadas a la reunión. Si pasa el cursor sobre un nombre, puede silenciarlo / reactivarlo y, en la parte inferior, hay opciones para hacer lo mismo para todos los participantes. Sin embargo, en aras de la privacidad, los anfitriones y otros participantes no pueden controlar las transmisiones de cámaras individuales.
Una característica útil a tener en cuenta aquí en » Más » es » bloquear «, que impide que cualquier otra persona se una a una sesión activa.
Vista de orador o galería : en la parte superior, puede elegir una de las dos opciones de vista, pero esto solo afecta la forma en que ve una reunión y no otras. De forma predeterminada, Active Speaker es el diseño de video predeterminado, en el que la persona que habla se incrementa a una pantalla más grande, pero también hay un diseño de galería que atrae a cada participante en una pantalla a través de una cuadrícula.
La pestaña » Compartir pantalla » tiene una serie de características interesantes. Cuando se selecciona, en » Básico «, puede elegir compartir la pantalla de su PC con otros, incluido su escritorio completo, navegador o aplicaciones abiertas. También hay una opción de pizarra que se puede anotar (hablaremos de esto más pronto) y también es posible compartir pantallas de iPhone si está en movimiento.
En » Avanzado «, puede compartir una parte de la pantalla, solo música o sonido, o el contenido de una segunda cámara conectada.
También hay una pestaña para compartir archivos en «pantalla para compartir» (que se muestra en «Archivos»), que incluye enlaces de aplicaciones a Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive y Box.
Como anfitrión, también puede usar la flecha junto a la pestaña «Compartir pantalla» para controlar si los participantes están limitados a compartir una pantalla a la vez o, alternativamente, puede dar permiso para que se compartan varias pantallas a la vez.
Ahora, hablemos de mensajería. La pestaña » Chat » en la barra principal está diseñada para que los usuarios escriban preguntas y mensajes, así como para compartir archivos alojados por proveedores de almacenamiento en la nube o almacenados directamente en su PC.
Como anfitrión, también puede seleccionar el botón «…» para guardar una sesión de chat y controlar con quién pueden hablar los participantes: nadie, el anfitrión solo, todos en público o todos en público y en privado.
La última pestaña de la nota es la opción » Grabar «, que puede usar si está discutiendo asuntos laborales y desea guardar la sesión para enviar una copia por correo electrónico a otras personas más tarde. De forma predeterminada, nadie, excepto el anfitrión, puede grabar una sesión a menos que el anfitrión dé permiso para hacerlo.
Finalmente, la pestaña » Finalizar reunión » finaliza la sesión. Si el organizador necesita irse pero la reunión debe continuar, puede asignar el estado de organizador a otro participante, pero la habilitación de los coanfitriones debe seleccionarse primero en la pestaña «Reuniones» y solo pueden seleccionarlos los titulares de suscripciones. Alternativamente, puede abandonar la reunión o finalizar la reunión para todos.
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