Consejos para trabajar con interpretación simultánea en Zoom

Consejos para trabajar con interpretación simultánea en Zoom

(Nota: esta publicación de blog es larga y detallada, y en realidad solo está destinada a facilitadores o anfitriones que deseen realizar reuniones bilingües en Zoom. Estoy capturando este aprendizaje principalmente para mí mismo para poder usarlo fácilmente la próxima vez. Estoy feliz de compartir con otras personas que exploran esta útil funcionalidad de Zoom. No dude en hacer preguntas en los comentarios y haré todo lo posible para responder. Además, haga clic en las imágenes para agrandarlas).

Mis tres talleres virtuales interconectados de esta semana fueron únicos por un par de razones. Primero, me pareció divertido que cada taller se llevara a cabo en dos fechas diferentes, eso se debió a que los participantes en línea estaban tan espaciados en términos de zonas horarias, que para la mitad comenzamos el martes, pero para la otra mitad ya era miércoles. ¡Cada taller se llevó a cabo en dos fechas! (con el equipo organizador en el medio de la Hora de Europa Central trabajando de 21:30 a 00:00 aproximadamente todas las noches).

La otra cosa que hizo que nuestros tres talleres de 2.5 horas fueran diferentes fue que usamos interpretación en línea y dos intérpretes de inglés-ruso se unieron a nuestra reunión. Esto era nuevo para todos, incluidos los intérpretes y para mí, así que quería compartir esta experiencia abrumadoramente positiva (por supuesto, con algunos desafíos que superar) y algunas reflexiones sobre la eficacia desde la perspectiva de los intérpretes que encontré esclarecedoras.

Nuestro programa, que se extendió a lo largo de tres días, fue un debate multisectorial que debía realizarse en dos idiomas: inglés y ruso. Se trata de un grupo de científicos conservacionistas de diferentes sectores ubicados desde el lejano oriente de Rusia hasta el área de la Bahía de Estados Unidos, que han trabajado juntos cara a cara en el pasado, siempre con traducción. Ahora necesitábamos llevar su trabajo a un entorno virtual y elegimos Zoom como nuestra plataforma, especialmente debido a esta nueva opción de interpretación. Nuestros dos intérpretes se unieron a nosotros desde sus oficinas en casa en dos lugares diferentes, y tradujeron dentro y fuera de ambos idiomas.

En realidad, solo había 5 pasos para que la interpretación funcionara:

Paso 1: Obtenga el plan de negocios de Zoom

Zoom había ofrecido recientemente una función de interpretación que queríamos probar. Esta opción solo está disponible para los usuarios de Zoom Business. Este es el plan por encima de la versión Pro que ya tenía. Para este plan, debe pagar 10 hosts como mínimo, y cuesta 199,99 USD por mes. Puedes comprarlo por mes, que es lo que hice. La actualización fue increíblemente fácil de hacer en su sitio web. Haces clic en el botón y pagas. Mantienes tu propia cuenta y todos tus datos y solo obtienes las funciones adicionales del plan Zoom Business. Es útil que Zoom no lo obligue a registrar los 8 hosts adicionales, solo pague por ellos. Solo tengo dos anfitriones registrados (mi colega Lizzie y yo), volveré a Zoom Pro el próximo mes, y cuando vuelva a trabajar con traductores, simplemente actualizaré por el tiempo necesario.

Здравствуйте / Hola reuniones de Zoom bilingües? ¡Es posible! Consejos para trabajar eficazmente con interpretación simultánea en Zoom

Paso 2: Configurar su reunión para interpretación

Con Zoom Business, ahora lo que veo como anfitrión cuando creo una nueva reunión de Zoom es una casilla para marcar en la parte inferior de la pantalla de configuración de la reunión que dice “Habilitar interpretación”. Una vez que marque esa casilla, debe ingresar las direcciones de correo electrónico de los intérpretes y los idiomas que utilizará. Actualmente, Zoom ofrece opciones para 9 idiomas: inglés, chino, japonés, alemán, francés, ruso, portugués, español y coreano. Necesitábamos ruso e inglés, así que estaba bien. Seleccioné los idiomas en los que trabajaría cada intérprete de un cuadro desplegable. Puede agregar muchos intérpretes, según parece, usando el botón “Agregar intérprete”; después de hacer clic en eso 10 veces, me detuve.

Una vez que configura la reunión, los intérpretes reciben un mensaje de correo electrónico invitándolos a unirse a la reunión de Zoom como intérpretes. Eso es realmente todo lo que se necesita antes de su reunión, ¡muy simple!

Consejos para trabajar con interpretación simultánea en Zoom

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Paso 3: una vez en su reunión: comience la interpretación

Cuando abre la reunión de Zoom como anfitrión, debe hacer clic en el ícono de Interpretación que aparece en su tablero (parte inferior de la pantalla). Una vez que esté abierto, debe “Iniciar la interpretación”. Esto hace que aparezca un icono de interpretación en la pantalla de cada participante. Esto es relativamente fácil de olvidar las primeras veces que usa esta función, porque como anfitrión ya ve el botón Interpretación en su pantalla y asume que todos los demás también lo ven. Luego, puede declarar con confianza que hay interpretación habilitada, y luego todos los participantes responderán en voz alta y al unísono que no tienen el botón de interpretación, que no pueden encontrarlo y que esto no funciona. Luego dices “lo siento” y comienzas a interpretar y mágicamente aparecen los íconos y todos están felices.

Este paso adicional para activar la interpretación probablemente tenga sentido para no iniciarlo antes de que los intérpretes estén allí. Mis dos intérpretes siempre estaban en la sala temprano, por lo que pude comenzar eso incluso antes de que la reunión comenzara oficialmente.

Consejos para trabajar con interpretación simultánea en ZoomConsejos para trabajar con interpretación simultánea en Zoom

Paso 4: los participantes eligen su idioma

Una vez que los participantes ven el ícono de Interpretación en su pantalla en el panel en la parte inferior, hacen clic en el ícono para ver las opciones de idioma para su reunión. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, la interpretación está “desactivada” y solo escuchan lo que está sucediendo en la sala principal. Deben elegir su idioma para comenzar a escuchar al intérprete cuando habla el idioma elegido.

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Paso 5: silencia el audio original

Este último paso es muy importante y fue una fuente inicial de consternación, que nos llevó a algunas pruebas para comprender qué estaba pasando y qué hacer al respecto. Entonces, solo después de seleccionar el idioma de su elección, la opción de “Silenciar audio original” se activa (antes de seleccionar el idioma, puede verlo pero no puede hacer clic en él). A menos que desee escuchar ambos idiomas simultáneamente (el orador y el intérprete), querrá seleccionar esto.

Cuando Zoom describe esta función, hacen que suene atractivo escuchar a los intérpretes y al mismo tiempo tener el idioma original en voz baja en segundo plano, simulando una sala de taller física real donde escucharía al intérprete en sus auriculares y aún tendría el original. altavoz en el frente de la habitación a distancia. Sin embargo, esta no fue nuestra experiencia. Ambos idiomas parecen tener casi el mismo volumen, y con los auriculares, era enloquecedor escuchar ambos idiomas en ambos oídos al mismo tiempo. Así que, aparte de simplemente visitarnos para ver que la traducción funcionaba, todos usaron “Silenciar audio original” y estaban más felices por ello.

Aquí hay otra cosa que aprendimos en nuestras pruebas, el “botón silenciar audio original” actualmente solo está disponible en las actualizaciones más recientes de Zoom. Las personas con versiones anteriores o versiones de la empresa que se actualizaron (o no se actualizaron) de manera centralizada encontraron que no tenían este botón y fueron relegadas a “Interpretación desactivada” (escuchar solo el idioma de quien habla; para personas perfectamente bilingües, esto es no es gran cosa) o escuchar la combinación frustrantemente ruidosa del orador y el intérprete. Esta falta del botón “silenciar audio original” fue el caso en aproximadamente el 25% de las pruebas de nuestros participantes antes de los talleres. Tan pronto como las personas actualizaron Zoom, todos tuvieron la opción de “silenciar el audio original” y su presión arterial volvió a bajar.

Finalmente, el sistema funcionó al 100% para todos, incluso para aquellos que trabajaban en áreas muy remotas. Como tuvimos presentaciones técnicas sustantivas tanto en inglés como en ruso, y solo un pequeño subconjunto de participantes bilingües, la reunión no habría sido posible sin interpretación. Zoom lo facilitó al mantenerlo todo en una plataforma, en lugar de tener que trabajar con intérpretes que necesitan establecer una llamada separada, usando Skype u otro. Otra opción es siempre la traducción consecutiva, pero eso esencialmente duplica el tiempo necesario para las reuniones y nos habría ralentizado considerablemente.

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Cómo se sintió participar

Estoy tratando de no ser efusivo, pero realmente nos sorprendió lo bien que funcionó todo y lo fácil que fue una vez que te acostumbraste y configuraste. Uno de los organizadores dijo que debería explorarse incluso para las reuniones cara a cara, ya que todos siempre tienen una computadora portátil frente a ellos y auriculares de todos modos en estos días. Incluso sentados en la sala, podían iniciar sesión en una reunión de Zoom, apagar su video, silenciar su micrófono y elegir su idioma preferido en la pantalla de Zoom. Los parlantes en la parte delantera de la sala también necesitarían tener Zoom y un auricular (no se necesita video ya que están en vivo). Si los participantes tuvieran una pregunta, se activarían ellos mismos, hablarían y el orador la oiría. No habría dispositivos de interpretación adicionales para verificar y recolectar, no se necesitarían cabinas, y sus intérpretes podrían estar en cualquier parte del mundo y no en la sala. Ah, me dejo llevar. Es una idea interesante para reflexionar. Solo para notar: ¡los intérpretes tenían una opinión completamente diferente sobre esto! (Consulte “Cómo se sintieron los intérpretes” a continuación)

Pruebas, pruebas, 1,2,3

Como esto era nuevo para todos los participantes, anfitriones e incluso los intérpretes, realizamos 5 pruebas de zoom de interpretación antes de nuestras reuniones, donde invitamos a las personas a unirse a nosotros, seguir los pocos pasos para encenderlo y verificar que tuvieran la última versión. versión de Zoom. Esto también nos ayudó a verificar problemas de audio, video y conectividad, lo cual fue útil en general.

Configuré las pruebas de interpretación como reuniones separadas de Zoom, habilité la interpretación, invité a los dos intérpretes y luego hospedamos a un subconjunto de participantes cada vez para que el grupo fuera lo suficientemente pequeño como para ayudar y solucionar problemas (tenga en cuenta que nuestras dos primeras pruebas fueron solo interno con nuestros organizadores amistosos y pacientes). Estas pruebas duraron de 15 a 30 minutos y, al declarar el éxito, nos ayudaron enormemente a eliminar los problemas técnicos de las reuniones reales del taller, lo que hizo que los comienzos fueran más suaves y puntuales.

Recordatorio final en la reunión

Incluso con las pruebas, abrí el primero de nuestros tres talleres con algunas diapositivas en PPT para recordarle a la gente qué hacer para la interpretación, usando capturas de pantalla. También incluí las normas de la reunión (manténgase en silencio a menos que hable, levante la mano, etc.), seguido de algunas pruebas sencillas de estas importantes funciones (“dame un pulgar hacia arriba si tienes esto”). Siempre abrí el entorno Zoom 15-20 minutos antes del inicio oficial de la reunión para solucionar problemas con todos los que se registraron temprano. Y en el último día, donde tuvimos algunas nuevas personas externas que se unieron para dar presentaciones, presenté las diapositivas del Día 1 “Cómo” nuevamente en los 5 minutos anteriores a nuestra hora de inicio para estos recién llegados. Les habíamos informado que se unieran a nosotros al principio de la reunión de prueba de interpretación.

Todo esto puede parecer una exageración, pero ayudó significativamente y resultó en un taller eficaz. Las primeras veces que utiliza la interpretación (o incluso el propio Zoom), todavía puede olvidar fácilmente dónde encontrar las cosas y qué hacer, y luego no saber por qué las cosas no funcionan, descendiendo rápidamente a la tristeza general y al potencial de una crisis existencial. sobre si vas a conseguir este material virtual, alguna vez. En una nota más práctica, incluso antes de que se dé cuenta de que la gente está atascada, usted, como facilitador, también puede invitar a las personas que necesitan ayuda para que le escriban en el chat utilizando la opción “privada” y puede ayudarlas individualmente. Después de algunas veces, es muy sencillo.

En última instancia, para los participantes, una vez que llegaron allí, fue suave y fácil y un poco mágico ver los videos de sus colegas hablando, las bocas moviéndose y la voz suave del intérprete aparentemente saliendo en su propio idioma. Esto facilita la discusión y la comunicación entre las personas de manera significativa – ¡brillante!

Cómo se sintió por los intérpretes

Hablar con nuestros intérpretes sobre estas reuniones me abrió los ojos. Siempre me han asombrado las personas que pueden escuchar un idioma y al mismo tiempo hablar otro. Sigo impresionado: nuestros intérpretes fueron excelentes y ellos mismos estaban aprendiendo cómo hacer su trabajo en Zoom.

Una serie de reuniones informativas centradas con ellos después de las pruebas y después de los talleres en sí nos ayudaron a modificar las cosas, pero, curiosamente, no tanto desde el punto de vista tecnológico. Eso funcionó bien. Pero más desde la perspectiva procesal. Fue interesante escucharlos comparar su trabajo en una cabina en la parte trasera de una sala de taller, con estar enchufados, frente a las pantallas de sus computadoras durante una reunión virtual.

Para ellos, la interpretación para las reuniones de Zoom es ahora una realidad, por lo que están ansiosos por ponerse al día con esto. Sin embargo, su observación es que es más intenso y estresante que brindar este servicio para reuniones en persona. Las reuniones en el entorno de Zoom, observaron, causaban estrés cognitivo adicional. Primero, porque cuando están interpretando, no pueden comunicarse con el anfitrión, los participantes o el otro intérprete (que no está en su cabina sino a 1000 km en su propia oficina). No pueden golpear la cabina para llamar nuestra atención o señalar visualmente al otro intérprete cuando necesitan algo o tienen un problema (por ejemplo, si su sistema falla, hay un problema con la calidad del sonido o pierden la conexión, lo que puede le suceda a cualquiera, lo que requiere la necesidad de cerrar sesión rápidamente y volver a iniciarla). No pueden leer la función de chat cuando están interpretando: el botón de chat se enciende pero no pueden ver fácilmente si se trata de un mensaje privado (por ejemplo, sobre el sonido, etc.) o simplemente de personas que conversan entre sí.

Además, cuando alguien está compartiendo su pantalla para presentar, esto oscurece parte de su panel de control para que no pueda ver fácilmente otras cosas en su pantalla, como la hora, por lo que es necesario mirar su reloj o teléfono, etc. para saber cuándo es el momento de la próximo intérprete en hacerse cargo. Ese segundo intérprete tampoco está con ellos físicamente para usar la comunicación visual para cambiar de intérprete (trabajan en turnos de 30 minutos). Todo esto puede parecer pequeñas cosas, pero cuando está usando toda su atención para escuchar un idioma y hablar en otro simultáneamente, es cognitivamente más exigente hacer un seguimiento de todas estas otras cosas que suceden al mismo tiempo.

La segunda razón por la que esto es estresante es porque la tecnología Zoom no impone una disciplina de procedimiento a los participantes, lo que significa que los facilitadores y los presidentes deben hacer eso más. En entornos cara a cara, cuando se utilizan sistemas de interpretación, algunos sistemas no permiten que dos personas hablen a la vez, y también las personas levantan sus manos reales y luego presionan un botón cuando se les llama, y ​​luego hablan. Sin embargo, en Zoom, todos pueden dejar de silenciar y hablar al mismo tiempo (estoy seguro de que todos hemos estado en esas llamadas de zoom familiares cuando todos gritan al mismo tiempo). ¡Las personas incluso pueden hablar unas sobre otras en dos idiomas! En ese caso, ¿qué hace un intérprete?

Para ayudar, debe haber un énfasis en la disciplina de procedimiento, lo que puede hacer que la reunión se sienta más formal, pero es realmente necesario cuando se usa la interpretación. El presidente o facilitador debe dar voz a los participantes y debe insistir en el cumplimiento de los procedimientos en términos de turnos, e incluso tratar de dejar un poco de espacio entre los hablantes y los cambios de idioma, para que los intérpretes puedan hacer clic en el botón de otro idioma. cuando cambian de idioma. Es mejor para ellos, dijeron, si no hay contacto directo entre los participantes sin que la silla dé la palabra a las personas. Las personas tampoco pueden mezclar los dos idiomas, lo cual es muy tentador para las personas bilingües; esto también es una regla en la interpretación F2F.

Notas para el facilitador y el anfitrión

Para el facilitador de una reunión de Zoom, debe estar atento a los nombres de los intérpretes en el panel de participantes, e incluso puede verificar de vez en cuando que todo va bien cambiando de idioma para escuchar la interpretación (o despegando para un minuto “Silenciar audio original”). Un consejo para el anfitrión es cambiar el nombre de cada intérprete con un “__” (guión bajo doble) antes de su nombre, de modo que estos nombres siempre estén cerca de la parte superior de la pantalla de participante, que está alfabetizada por Zoom (después del anfitrión, coanfitriones , los que comparten pantalla y hablan). De esa manera, puede ver fácilmente si por alguna razón no están allí / dejar la línea, por lo que puede detenerse y esperar a que regresen. Si no les cambia el nombre de esta manera, sus nombres se mezclan en con todos los demás participantes y es posible que no se dé cuenta si no están allí,

Esto nos sucedió por unos segundos durante uno de nuestros talleres, pero solo le pedimos al orador que hiciera una pausa hasta que el intérprete regresara, y luego que repitiera un segmento corto. Seguimos alegremente y no volvió a suceder. Cabe señalar que las fluctuaciones de ancho de banda e Internet pueden sucederle a cualquier persona en estos días, cuando todos en el mundo están en casa e intentan conectarse simultáneamente, ya sea que estén trabajando o viendo Netflix, o ambos al mismo tiempo. Sabemos que estas pequeñas cosas siempre suceden en las reuniones virtuales y, por supuesto, es un poco más dramático momentáneamente cuando es el intérprete el que se detiene, pero solo hace una pausa por un momento y trabaja en ello.

Esto es superable, y nuestros intérpretes navegaron por toda esta novedad con elegancia. Nosotros, los organizadores, solo supimos realmente cuánto trabajo era para ellos después. Estoy seguro de que ninguno de los participantes sintió nada más que un gran encuentro, respaldado por una interpretación igualmente genial. Para los intérpretes de todo el mundo que quieran o necesiten hacer esta transición a las reuniones virtuales, el sistema Zoom será más fácil de usar a medida que tengan más y más práctica, pero el aspecto de la disciplina procedimental debe estar firmemente en la lista de “Tareas pendientes” de los facilitadores.

Algunos pensamientos finales

¡Fue emocionante probar algo nuevo y hacer que funcionara tan bien! Este grupo internacional habría tenido que esperar meses para reencontrarse en persona, y esta opción virtual les permitió continuar su colaboración mientras tanto, desde la comodidad de sus propios hogares desde el lejano oriente hasta el lejano oeste. No hace falta decir que sus intérpretes son fundamentales para el éxito de su reunión bilingüe de Zoom. Como tal, es importante trabajar en estrecha colaboración con ellos, escuchar su perspectiva y obtener sus comentarios a través de la prueba del sistema en las etapas preliminares del desarrollo del taller. Y por supuesto, ¡recuerde agradecer a sus intérpretes al final!

(Por cierto, si necesita recomendaciones para intérpretes de Zoom ruso-inglés con experiencia, ¡tengo algunos nombres para compartir!)

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